Wyjazdy incentive dla firm i z czym się to je [Q/A]

Wyjazdy incentive dla firm, czyli właściwie co..? Z tego wpisu dowiecie się czym są wyjazdy incentive; po co się je organizuje; co jest najistotniejsze przy wyborze agencji incentive travel oraz kiedy jest właściwy moment na zorganizowanie takiego wyjazdu.

Wyjazdy incentive, jak podróże motywacyjne, integracyjne czy nagrodowe to ważny element strategii marketingowej coraz większej ilości świadomych firm. Za sprawą incentive travel buduje się wspólne relację oparte na emocjach związanych z podróżowaniem i lojalność między partnerami biznesowymi.

Chodzi o to, żeby zostawić na moment życie biurowe, wskoczyć w zupełnie nową sytuację, znaleźć się w samym środku przygody w gronie ważnych dla nas osób, z którymi chcemy wejść na wyższy poziom relacji lub podziękować za dobrą współpracę czy dobre wyniki sprzedaży.

Miejsca i atrakcje niedostępne dla indywidualnych turystów, budowanie emocji, a także kreowanie sytuacji i okazji do wchodzenia na wyższy poziom znajomości to podstawowe założenia skutecznego wyjazdu incentive dla firm.

Na pytania odpowiada Radosław Olek z BCT incentive, o którym więcej dowiecie się TUTAJ

Czym jest wyjazd incentive?          

Wyjazdy incentive to inaczej podróże dla firm, które odbywają się według określonego scenariusza odpowiadającego potrzebom grupy docelowej. Wyjazd incentive jest to wyjazd stworzony i przemyślany pod konkretnego Klienta. Odpowiada na potrzeby uczestników, którzy mają poczuć, że nie jest to zwykły wyjazd dostępny w biurze podróży. Często składa się z aktywności, których nie doświadczymy na prywatnych wyjazdach. Incentive ma za zadanie wzmocnić relacje, oczarować, zachwycić, ale tez pozostawić niedosyt na przyszłe wyjazdy.

Najbardziej ogólnie i wprost incentive to motywacja. To słowo przyświeca całości przedsięwzięcia. Na etapie przedwyjazdowym incentive to część programu wspomagającego sprzedaż produktów lub usług firm, sam wyjazd jest nagrodą, premią za wypracowane wyniki. Po powrocie incentive ma owocować lepszymi relacjami, dobrymi wspomnieniami i dodatkowo motywować do pracy, w oczekiwaniu na następny wyjazd.

Jakie są rodzaje incentive travel?     

Krajowe i zagraniczne, co do zasady. Krótkie – 3 dni, i długie – do dwóch tygodni, na więcej firmy z reguły nie mogą sobie pozwolić czasowo. Wypoczynkowe (z elementami zwiedzania i animacji) i te bardziej krajoznawcze. Regułą jest łączenie zwiedzania z plażowaniem (zwykle na końcu), raczek rzadko mamy do czynienia z wyjazdami typowo objazdowymi.  Częściej realizujemy wyjazdy lotnicze niż autokarowe, dojazd własny można zaliczyć do absolutnych wyjątków.

Kiedy jest dobry moment na zorganizowanie wyjazdu incentive?

Kiedy kontrahentom, klientom potrzeba dodatkowego bodźca, lub kiedy zacieśnienie relacji z nimi staje się szczególnie ważne. Oczywiście musi być na to budżet i pomysł. O ile o budżet firma może zadbać sama (z wydatną pomocą kontrahentów/uczestników) – pomysł i realizacja, to już nasza działka. Wyjazd incentive skierowany jest również do partnerów, których chcielibyśmy nagrodzić za długoletnią współpracę?

Co daje taki wyjazd i jakich efektów powinniśmy od niego oczekiwać?

Incentive daje oczywiście satysfakcję i zacieśnienie relacji, co przekłada się na mierzalne wzrosty sprzedaży. To od strony firmy – klienta naszego biura. Od naszej strony? Najlepszym komplementem i bezpośrednim efektem jest rozmowa na temat następnego wyjazdu. Tym bardziej jeśli odbywa się podczas aktualnego 😊

Dlaczego nie robić tego samemu?        

Taniej nie będzie, a efekt nie jest gwarantowany, do tego angażujemy własny zespół  w ogarnianie spraw organizacyjnych, które jednostkowo spadając na personel kończą się niepotrzebnym stresem. Dodatkowo, zespół z firmy zamiast zajmować się gośćmi i pogłębieniu relacji z nimi, zaprząta sobie głowę sprawami organizacyjnymi, a grupa może się poczuć zostawiona samej sobie.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji incentive travel?       

Na bezpieczeństwo i profesjonalizm. Jeśli mamy organizować wyjazd, zatrudnijmy do tego organizatora z odpowiednim stażem i rekomendacjami. Agencje marketingowe będą świetne w realizacji programów marketingowych, ale już niekoniecznie w organizacji incentive w sensie wyjazdu, eventu. Warto zwrócić uwagę na fakt, że organizator w sensie formalnym jest biurem podróży, z zezwoleniem, gwarancjami finansowymi, których inne podmioty nie posiadają, niezależnie od tego jak sprawnie radzą sobie z autopromocją. Innym aspektem jest personel i staż ekipy której powierzymy nie ma co tu kryć – duże pieniądze i los swoich klientów. Warto zwrócić uwagę, czy wybieramy świetną, ale jednoosobową firmę, czy zespół ludzi, w którym możemy zagwarantować sobie świetną realizację nawet w przypadku konieczności zastąpienia kluczowych osób.

Na co uważać przy pisaniu briefu

Na konkrety. „Gdzieś gdzie jest ciepło” naprawdę nie ułatwia. Dobrze określić brzegowe warunki:  liczbę osób, termin wyjazdu, środek transportu, kraj lub miejsce (nawet wykluczająco na zasadzie „tu byliśmy”) sposób motywacji (plażowanie, czy raczej zwiedzanie). Budżet zawsze jest mile widziany, żeby uniknąć rozczarowań po obu stronach i nietrafionych wyborów.

Co dzieje się przed wyjazdem? Jak wygląda współpraca z agencją przed wyjazdem?

To zależy od warunków i uzgodnień. W wersji mini – prosimy o przesłanie listy danych klientów i tzw. rooming listy, ewentualnie numerów paszportów/dowodów osobistych, dla efektywnego odprawienia uczestników. Rooming lista – prawidłowe rozmieszczenie klientów w pokojach jest bardzo ważne. Jeśli mamy kierować komunikaty do uczestników, konieczne będą adresy e-mail i numery telefonów do wysyłki newsletterów, wiadomości sms, ostatecznie tylko informacji o godzinie zbiórki i podstawowych wymaganiach dotyczących podróży (ostatnio np. ważne zaświadczenia związane z szczepieniami). W obszarze marketingu i promocji – newslettery, prezentacje, spotkania i strona poświęcona wydarzeniu, przygotowujące uczestników do wyjazdu, filmiki i grupy zamknięte w mediach społecznościowych – do wyboru do koloru 😊

Co się dzieje na wyjeździe – jak powinna wyglądać współpraca z agencją podczas realizacji, co należy do działań po stronie Klienta, a co po stronie Agencji?

Parafrazując Napoleona, do realizacji wyjazdu są potrzebne trzy rzeczy: pieniądze, pieniądze, pieniądze. A serio – świetnie się sprawdza budżet na wydatki na miejscu, gdzie pod okiem i za akceptacją osoby decyzyjnej z firmy, możemy zapewniać dodatkowe „smaczki” – przekąski ad hoc, napoje, suweniry, czy inne atrakcje, często wymyślane w ostatniej chwili. Całość rozliczamy po powrocie i firma nie ma kłopotu z księgowaniem wydatków np. z karty Prezesa.

Zawsze bardzo doceniamy zaangażowanie zespołów i pracowników firmy w budowanie relacji z uczestnikami/klientami na wyjeździe. Dla nas wszyscy klienci są warci uwagi i poświęcenia, personel firmy wie lepiej i szybciej się orientuje komu warto, a komu trzeba poświęcić więcej uwagi.

Co dzieje się po wyjeździe? 

Na rynku zagranicznym występuje pojęcie post-tourów, czyli dodatkowych, krótszych spotkań, eventów podsumowujących wyjazd. W naszej rzeczywistości dyskontuje się sukces wspólnego wypoczynku i emocje zwiedzania przesyłaniem zdjęć, relacji w mediach społecznościowych, zapewniamy filmiki z zestawieniem zdjęć i ujęć z drona, niejednokrotnie również materiały z podziękowaniem i zaproszeniem na następne wyprawy.