Wyjazdy incentive i tatuaże – nigdy nie rób ich sam

5 powodów dlaczego Twój dział marketingu nie zorganizuje wyjazdu incentive tak dobrze, jak profesjonalna agencja

Zadawaliście sobie kiedyś pytanie, dlaczego obecnie nie buduje się już samodzielnie domów, nie piecze w domu chleba, a mleko mamy z kartonika, a nie od krowy?

Ci nieco starsi spośród nas pamiętają, że nasi ojcowie i dziadkowie byli istnymi złotymi rączkami i potrafili w domu zrobić dosłownie wszystko od mechaniki samochodowej, remontów wszelakich, elektrycznych instalacji aż po hydraulikę. Z kolei nasze mamy i babcie były nieustraszonymi szefami kuchni, architektami wnętrz, kreatorkami mody, a nawet niosły fachową pomoc medyczną zdartym kolanom i łokciom. Wspominamy to ckliwie i z czułością, jednak ten romantyczny świat istniał z konieczności na nie wyboru. Nikt nie pytał czy chcą podjąć się tych wyzwań, ani czy czują się kompetentni by im sprostać i uczciwie należy przyznać, że wiele prób i zmagań kończyło się niepowodzeniem.

Świat się zmienił. Pojawiły się nowoczesne narzędzia i specjalizacja. Dziś niezwykle cenny jest czas, który wolimy poświęcać na to na czym się znamy, a pieniądze wydajemy rozważnie wiedząc, że jakość ma swoją cenę. Nadal są dziedziny i zadania, w których doskonale radzimy sobie samodzielnie, a są takie, których lepiej nie powierzać amatorom. Nikomu już nie przyjdzie do głowy by tatuaż zlecić koledze, który ma artystyczne zainteresowania, a samochodu nie naprawia nam wujek, który kiedyś rozebrał „Malucha” na części pierwsze.

Taką dziedziną są również wyjazdy Incentive, gdzie wiedza bywa kosztowna, a wydane nawet znaczne środki nie muszą gwarantować końcowego efektu.

„Zorganizujmy jakiś wyjazd”

Na początku jest pomysł. Ktoś był na takim wyjeździe, ktoś o tym słyszał albo pojawił się artykuł w branżowym magazynie. To pierwszy krok! Tak rozpoczyna się przygoda z Incentive. Zarządzający powierzają, więc zadanie działowi marketingu, handlowemu, HR, PR lub po prostu sekretariatowi. Cóż bowiem może być trudnego w czymś tak przyjemnym jak podróżowanie? Naturalnie zakłada się przy tym, że osoby, którym powierza się zadanie, posiadają szeroką wiedzę i doświadczenie w organizacji procesów wszelakich, a więc także takich jak wyjazd, event, konferencja czy szkolenie.

Rejs po nieznanych wodach

Wyznaczony osoby widzą już na horyzoncie Karaiby i wypływają z entuzjazmem na szerokie wody turystycznej organizacji i koordynacji, nie zdając sobie sprawy z raf, mielizn, burz i sztormów, jakie mogą napotkać. O ile żegluje się po spokojnej rzece lub przybrzeżnych wodach, szanse na końcowy sukces są wysokie. Jest przecież wiele przykładów takich wyjazdów… na grzyby, weekendowe grille, konferencje z wieczornymi „baletami”, które są ocenione jako spektakularne sukcesy organizacyjne. Ale jak to w powiedzeniu – „im dalej w las, tym więcej …” – no właśnie… Skoordynowanie wyjazdu na targi branżowe połączone ze zwiedzaniem europejskiej stolicy i kolacją w doskonałej restauracji często już wykracza poza kompetencje i zasoby własne firmy. Tym bardziej jeśli ma dotyczyć lotu do Nowego Jorku czy Singapuru, a uczestnikami są kluczowi partnerzy i klienci. W takiej sytuacji należy ograniczyć ryzyko i powierzyć sprawę profesjonalistom. Koszty niepowodzenia będą wielokrotnie wyższe niż te, które powierzy się fachowcom.

1.     Wesele – czyli „jednorazowe strzały” a efekt WOW

Samodzielnie organizowany wyjazd można porównać do imprezy weselnej. Z założenia wszyscy nastawieni są przyjaźnie, a okoliczności sprzyjają. Goście dobrze znają Młodą Parę, więc na organizatorów patrzą przez różowe okulary. Wszyscy pragną by na koniec wykrzyknąć wspólnie WOW! Niemniej jednak przygotowania są zawsze stresujące, a z założenia brak doświadczenia może okazać się bolesną lekcją. Z pozoru proste zadanie przynosi coraz to nowe trudności, a skoordynowanie wszystkich dostawców i zaangażowanych osób bywa karkołomne. Ponadto presja najbliższych i chęć usatysfakcjonowania wszystkich gości czyni zadanie misją straceńca. Czy zatem nie lepiej rozważyć powierzenie zadania specjalistom? Ich doświadczenie pozwoli uniknąć ryzyka, gwarantuje właściwy dobór składowych, a wreszcie często obniży końcowy koszt z uwagi na kontakty i ciągłą działalność w branży. Siła nabywcza i doświadczenie są tu ogromnymi atutami. Jeśli zatem wszystko ma być dopięte na ostatni guzik, goście mają wejść wtedy kiedy strzela korek od szampana i grają fanfary i wszystko ma potoczyć się gładko, warto by za przygotowania była odpowiedzialna profesjonalna ekipa, która odprawy lotniskowe, procedury wizowe, lokalne smaki i atrakcje oraz dyskusje w obcych językach ma we krwi.

Nasza ekipa poradzi sobie ze wszystkimi wyzwaniami, a efekt WOW wpisany jest w operacyjne DNA!

2.     Kto się zaopiekuje?

Oczywiście etatowy pracownik firmy ma szansę, żeby taki „jednorazowy strzał” wyjazdowy zorganizować bardzo dobrze, nawet jeśli tylko instynktownie wyczuwa wyzwania codziennej pracy pilota, animatora, koordynatora, managera operacyjnego. Czy jednak nie lepiej by całą „kuchnię” powierzyć grupie profesjonalistów czuwających nad całym przedsięwzięciem i umiejących przewidzieć każdy scenariusz?

Przez ponad dwadzieścia lat zrealizowaliśmy setki wyjazdów incentive. Naszym zadaniem jest dopilnowanie żeby wszystko „grało” w każdym najdrobniejszym szczególe, a wtedy przedstawiciele firmy, zwolnieni z obowiązków organizacyjnych, mogą skupić się na rzeczach naprawdę ważnych – budowaniu relacji, rozmowach biznesowych, prezentacjach i negocjacjach, wreszcie wspólnym wypoczynku z najlepszymi klientami i partnerami. Przy takim podziale zadań zadowolenie tych ostatnich jest gwarantowane.

3.     Komu podziękować?

Turystyka zza biurka wydaje się prosta. Jak mawiają w korporacjach – excel przyjmie wszystko. Przyjemnie się wyjeżdża z rodziną lub przyjaciółmi na wakacje, kiedy spontanicznie decydujemy co będziemy robili jutro. Ale wyobraź sobie że masz skoordynować tygodniowy wypad do Meksyku dla całej firmy i wszystko jest na Twojej głowie i robisz to po raz pierwszy. Od początku do końca, z Prezesem „na plecach” i komentarzami kolegów z pracy, którym przecież niekoniecznie podobają się Twoje pomysły…

Na sukces zarówno Twój jak i całego przedsięwzięcia mogą zapracować profesjonaliści. To oni zajmą się wszystkimi przygotowaniami i Wami osobiście na miejscu, przeprowadzą wszystko od A do Z. A kiedy podczas finałowej kolacji, otoczony usatysfakcjonowanymi klientami podsumujesz wszystkie miłe chwile, wznosząc toast za powodzenie wspólnych przedsięwzięć i przyszłych spotkań w podobnym gronie, na czyje dłonie spłyną podziękowania?

4.     Impreza u babci, czy wspomnienia na lata?

Imprezy firmowe organizowane własnym sumptem bywają trochę jak obiady u babci. Wszyscy się znają, menu jest tradycyjne, a tematy oczywiste. Po deserze i kawie żegnamy się z poczuciem że spędziliśmy miło czas, ale zaskoczeń nie było… Czy jednak ten obiad zapamiętasz jako ten absolutnie wyjątkowy, a jego wspomnieniem zechcesz dzielić się z przyjaciółmi i kolegami? Może jednak spróbować czegoś wyjątkowego, czegoś do czego będziesz wracał, a wspólne zdjęcie nie raz rozbudzi wyobraźnie? Nie ważne czy będzie to paryska restauracja z gwiazdką Michelina czy urocza grecka tawerna, sprawimy, że potrawy i atmosferę zapamiętasz na lata. Taki wspólnie spędzony czas odrywa od codzienności i pozwala spojrzeć na wiele spraw z innej perspektywy. To niezwykła wartość, która często przekłada się na nowe pomysły, rozwiązania i przyszłe sukcesy.

Kochamy obiady u babci, ale ten, który przygotujemy dla Ciebie będzie niezwykłym wydarzeniem!

5.     Last but not least (jak mawiają Brytyjczycy), czyli rachunek proszę…

Kiedy kończy się impreza i kelner pojawia się z rachunkiem, wolimy nie być niemile zaskoczeni… Dobry wyjazd to nie tylko atrakcje, wydarzenia i zabawa, ale przede wszystkim dobrze zaplanowany budżet. Oczywiście to najmniej przyjemna część, ale kluczowa przecież biorąc pod uwagę, że działania biznesowe muszą przynieść wymierne korzyści. Nikt nie chce niespodzianek i niezręcznych momentów. Co zrobić gdy ważny klient zamówił wino do kolacji, prezes zaprosił kogoś na kolacje, albo w oczekiwaniu na lotnisku należy zorganizować spontaniczną kawę? Do tego różnice kulturowe, ograniczenia czasowe, bariera komunikacyjna i wreszcie rozliczenia w obcych walutach spędzająca sen z powiek księgowości. Dla nas to żaden problem, a ostateczna faktura nie będzie bolesnym koszmarem. To niebagatelna korzyść, którą w końcowym rozliczeniu kosztów przedsięwzięcia warto mieć na uwadze.