Każdy wyjazd incentive zaczyna się od rozmowy… Sprawdź jak powinien wyglądać brief idealny

Każdy wyjazd incentive, by był skuteczny, musi być skrupulatnie zaplanowany. Już na samym początku powinniśmy wiedzieć czego oczekujemy od takiego wyjazdu i jaki właściwie ma być jego cel. Poniższy tekst pomoże Wam przygotować się do rozmowy z organizatorem wyjazdów motywacyjnych dla firm.

Przede wszystkim musimy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

Rozmowa czy mail?

Najpierw warto zastanowić się czy w ogóle o rozmowę chodzi. Oczywiście, idealnie byłoby usiąść przy kawie w otoczeniu egzotycznej przyrody i chłonąc atmosferę planować wypady. Wtedy na bieżąco snujemy wizje, plany i możemy rozwiać wątpliwości. W wersji mniej optymistycznej i bardziej realnej, dobrze spotkać się w siedzibie firmy, żeby omówić priorytety, zadania, terminy deadlin’y czy targety. Jednak praktyka pokazuje, że ten etap z reguły następuje po „wstępnym zapytaniu” o wyjazd, które branżowo nazywamy briefem.

Rozpiętość form takiego zapytania jest różna – od legendarnie humorystycznego maila „gdzieś, gdzie jest ciepło i niedrogo” po skomplikowane formuły systemów przetargowych. Dopiero na dalszym etapie projektu okazują się kolosalnym wsparciem w planowaniu i realizacji operacji logistycznej jaką jest wyjazd incentive. Ważne, żeby odpowiednio zacząć i na poszczególnych etapach projektu posługiwać się narzędziami adekwatnymi do oczekiwanych efektów. Takimi które pozwolą stworzyć obraz idealnego wyjazdu incentive, a nie go zamydlić.

Podsumowując – zawsze bezpośrednie spotkanie i rozmowa w cztery oczy dają dużo więcej niż komunikacja na odległość. Określenie warunków brzegowych ułatwia i porządkuje taką rozmowę, tak samo jak i brief. Ewentualnie wstępne oferty powinny być elementem poprzedzającym ostateczny wybór wyjazdu firmowego i partnera.

Co się dzieje przed wyjazdem incentive?

Czy mówimy o programie wsparcia sprzedaży, czy planowaniu podboju rynków podczas zagranicznych targów branżowych? Czy planujemy spotkania i poważne rozmowy biznesowe, czy raczej nawiązujemy więzi na innym polu, żeby porozmawiać „o biznesach” z innej perspektywy? Czy planujemy intensywną kampanię komunikacyjną, czy raczej nagrodę niespodziankę na podsumowaniu potencjalnie udanego okresu działania Twojej firmy? Czy uczestnicy się znają i lubią ze sobą spędzać czas, czy będą grupą nieznajomych, których powinniśmy zintegrować wokół Twojej marki? Warto sobie najpierw odpowiedzieć na takie pytania zanim przejdziemy do szczegółów samego wyjazdu incentive. Z pozoru wydaje się, że wyjazd to wyjazd i klient doceni wszystko, ale dlaczego nie skorzystać i nie dobrać takiego miejsca i wachlarza atrakcji, który olśni, zamiast tylko usatysfakcjonować.

Jaki Brief, czyli zadaj sobie (i nam) podstawowe pytania …

W tej części postaram się wymienić najważniejsze wymagania. Oczywiście, katalog nie jest zamknięty i zawsze jest miło, kiedy pojawi się nowe, nieznana nam jeszcze potrzeba. Wyzwania to nasza specjalność 😊

Potencjalne kierunki 

Często pojawiają się kierunki już odwiedzone, na zasadzie „tam nie wracamy”. Czasami pewne kierunki wyłącza się ze względu na projekty realizowane przez bezpośrednią konkurencję, która już tam była. Można oczywiście zaproponować kraj czy region w innej odsłonie, ale zdajemy sobie sprawę, że raz użyte hasło nie działa tak magnetycznie po raz drugi. Niewątpliwie mając taką listę negatywnego wyboru ułatwiacie nam bardzo wybór odpowiednio nowej propozycji.

Liczba uczestników

O jak dużej grupie mówimy? Zdarzyło się nam podróżować z 4 osobami, mamy za sobą realizacje 400 i więcej osób. Wszystko jest do zrobienia, o ile do wyceny przyjmiemy jak najbardziej realne wytyczne. Im dokładniej określimy grupę docelową, tym bardziej adekwatna będzie oferta. Pamiętajcie – nie zawsze więcej znaczy taniej, a z reguły taniej nie znaczy lepiej 😊

Kim są uczestnicy?

Tu liczy się jak najwięcej informacji – biznesmeni/właściciele czy pracownicy? Managerowie czy serwisanci? Małżeństwa czy single? Płeć (byś może jest jakaś przeważająca)? Przekrój wieku i preferencje podróżnicze mile widziane – trudno będzie przekonać amatorów plażowania do górskich trekkingów. Im więcej wiemy o grupie sprzed planowania, tym bardziej będziecie zadowoleni po wyjeździe.

Standard lub specyfika hoteli

Będziemy podróżowali z miejsca na miejsce, czy późnym rankiem ruszali z hotelu na rajskiej plaży na półdniową wycieczkę? Preferowany jest resortowy hotel 5* z SPA, leżakami na plaży, basenem i codzienną animacją, czy raczej domki w standardzie butique na wzgórzach z widokiem na balijską dżunglę albo panoramę Himalajów? Wolisz opcję All Inclusive, bo wszystko jest na wyciągnięcie ręki, czy wolisz miejscową kuchnię w uroczej knajpce, w której pulchna meksykańska mamasita polewa lokalny mezcal? Warto to przemyśleć, również biorąc pod uwagę preferencje grupy. Należy pamiętać, że nie zawsze to co podoba się nam, będzie wartością dla uczestników.

Preferowane środki transportu

Jeśli już mamy wybrany kierunek, na pewno pojawi się pytanie jak tam dotrzeć. Pomijając Polskę i kraje ościenne, najrozsądniejszym wyborem są przeloty. Do rozstrzygnięcia będzie zapewne dylemat czy lecimy linią czarterową, rejsową, „standardową” czy „tanią”. Należy ustalić z jakiego miasta ruszamy np. Warszawy, czy innego miasta i na koniec jak bardzo rozkład lotu, a więc godziny wylotów i przylotów mają znaczenie. Wszystkie te aspekty mogą mieć niebagatelny wpływ na cenę, w myśl zasady, że jakość kosztuje, a nie wszystkie opcje są dostępne. Jesteśmy członkiem IATA (Międzynarodowa Organizacja Transportu Lotniczego) od 13 lat, co oznacza w praktyce, że sami bezpośrednio kupujemy i zarządzamy biletami w większości linii lotniczych na świecie i mamy niemałe doświadczenie w tej materii.

Na koniec – nie da się uciec od pytania czy w związku z ostatnimi zmianami latanie stanie się passe? Odpowiadając krótko – nie dla nas i nie w tym biznesie. Do wielu miejsc w Europie i dalej nie da się dotrzeć w krótkim czasie inaczej niż samolotem. Dlatego owszem, może liczba podróży autobusowych i kolejowych zwiększy się nieco, ale samolot zawsze pozostanie najlepszą, jeśli nie jedyną opcją.

Długość wyjazdu i termin

Trzy czy 14 dni? Odpowiedź na to pytanie implikuje wiele zmiennych, od wyboru kierunku, przez typ programu i natężenie atrakcji, aż do budżetu.

Jak się bawimy?

W tej części przechodzimy z podstawowych pytań briefu do „smaczków”, które sprawią, że „standardowy wyjazd” stanie się przygodą życia, a „pobyt w hotelu” zmieni się w niezapomnianą fiestę, o której będzie się mówiło w zaciszu firmowych korytarzy. Wiemy, jak to zrobić, wystarczy, że powiesz nam czego oczekujesz.

Profil wyjazdu i atrakcje

Odkrywamy Lodowce Patagonii, czy największe wodospady Brazylii? A może pojeździmy rowerami po Kopenhadze albo skuterami śnieżnymi pod Kołem Podbiegunowym? Polecimy awionetką nad Wodospadami Wiktorii? Helikopterem nad Rio de Janeiro? Czy zipline’ami nad tropikalną ekwadorską dżunglą albo nad spektakularnym kanionem Tary w Czarnogórze? Będziemy przez wszystkie dni w ruchu, żeby poznać, odwiedzić i doświadczyć jak najwięcej, czy raczej skupimy się na wypoczynku, dając możliwość zwiedzania tylko zainteresowanym? A może jest jakaś konkretna atrakcja – wydarzenie, wokół którego zbudujemy cały program i komunikację?

W dzisiejszych realiach postrzegania świata obrazem często proponujemy taki właśnie klucz wyboru. „Safari w Tanzanii”, „Przyprawy na Zanzibarze”, „Kanał Panamski”, „belgijskie czekoladki”, „gruzińskie wina” „Chiński Mur”, „zakupy w Dubaju”, „kasyna Las Vegas” to hasła, które przyciągają i słusznie wokół nich buduje się marka kraju (w naszym żargonie destynacji). Takich większych i mniejszych highlight’ów (atrakcji) znamy bez liku. Często toczymy takie rozmowy podczas wyjazdów i chętnie podpowiadamy, dokąd chcielibyśmy zaprosić Twoich klientów następnym razem.

Restauracje, kuchnia

Wiemy, że niebagatelną rolę w poznawaniu kraju i mieszkańców, a także w poczuciu komfortu podczas wyjazdu odgrywają kulinaria. Dlatego staramy się zwracać baczną uwagę na restauracje i wybór menu, ażeby było jednocześnie różnorodne, dostosowane do podniebienia naszych klientów, a także dawało możliwość spróbowania lokalnych dań. Bardzo doceniamy wszelkie sugestie w tej materii, która często umyka standardowym pytaniom ofertowym.

Alkohole – czyli jak się bawić to się … napić?

Warto pamiętać o napojach, zarówno tych orzeźwiających, jak i tych wyskokowych. Z reguły zakładamy, że pakiet podstawowy w postaci wody i lampki wina, ewentualnie piwo do każdego posiłku, powinno wystarczyć. Jeśli wiesz, że twoi klienci potrzebują więcej, powiedz nam o tym i na pewno znajdziemy rozwiązanie.

Zabawa czy „chill out”?

Jeśli grupa lubi się bawić, nam w to graj! Możemy zorganizować wyjścia do klubów, rozkręcić imprezę z DJ w sali wynajętej tylko dla nas, zarezerwować stoliki w szalonych centrach rozrywki albo roztańczyć towarzystwo na plaży, czy na imprezowym rejsie. Grupy i klienci mniej imprezowi lepiej poczują się we wnętrzach, gdzie można spokojnie porozmawiać przy drinku, albo na przedłużonej kolacji zorganizowanej tylko dla grupy, gdzie nastrój sprzyja dyskusjom do rana.

Pamiątki, gadżety, nagrody – tym też się zajmiemy

Możemy wręczyć użyteczne gadżety lub firmową odzież na lotnisku, stworzyć linię garderoby podróżniczej do cyklu wyjazdów, zapewnić lokalne pamiątki w oryginalnej brandowanej formie, by wręczyć je podczas wieczoru pożegnalnego.

Informacje i Multimedia

Klienci są różni, w różny sposób i w różnych momentach szukają informacji, a naszym zadaniem jest tą informację dostarczyć w odpowiedniej formie i czasie. Dlatego stosujemy zarówno tradycyjne metody, jak spotkania i odprawy przed i podczas wyjazdu, wydruki programów, zawieszki-agendy na smyczach, miniprzewodniki, tablice informacyjne. Dla pełnej wygody Klientów tworzymy również rozwiązania multimedialne, desktopowe strony dedykowane wyjazdowi, aplikacje mobilne (działające offline), systemy sms-push i nowoczesne systemy audioguide. Do tego na życzenie dokumentacja fotograficzna, filmowa, ujęcia dronem, które zmontujemy w film podsumowujący najbardziej emocjonujące przeżycia uczestników. To działa jak magnez przyciągający amatorów następnych wyjazdów. Pamiętajcie, że incentive nie kończy się pożegnaniem na lotnisku – powinien żyć jeszcze długo w wspomnieniach, mediach społecznościowych, komentarzach naszych firmowych podróżników.

Budżet, czyli fundusze …

Niezależnie od piękna materii, na koniec przyjdzie nam porozmawiać nader przyziemnie o kosztach i cenach. Z praktycznego punktu widzenia wygodniej jest oczywiście znać budżet wcześniej. Wymarzoną natomiast wydaje się sytuacja, w której puszczamy wodze podróżniczej fantazji, a na koniec przechodzimy do buchalterii i zbieramy wszystko w ramy kosztorysów, wycen i tabelek. Jedną z metod jaką często posługujemy się dla uproszczenia jest kod kosztowy 5-10-15. Oznacza to projekty wyceniane do 5 tys zł/os. (a nawet mniej), następnie te w widełkach 5-10 tys. zł, jak również te o cenach przewyższających 15 tys./os. Na koniec tego wejścia – odpowiedź na filozoficzne pytanie czy o pieniądzach rozmawiamy na początku, czy pod koniec, kiedy już wiemy więcej na temat wizji projektu.

Innymi słowy – nie wszystko jest kwestią ceny, ale każdą wizję na będziemy musieli koniec trzeba wycenić. Możliwe jest również odwrotne podejście, czyli po wstępnym „rozpoznaniu terenu” dopasowanie oczekiwań do programu, następnie jego wstępna wycena i konfrontacja z budżetem Klienta. Dlatego dobrze jest określić widełki w jakich się poruszamy, żeby zamknąć naszą wizję w ramy odpowiadające możliwościom Klienta. Dzięki temu możemy zaplanować również miejsce na tzw. nieprzewidziane wypadki, które chociaż szacunkowo powinny znaleźć się w budżetowych planach.

Chcesz dowiedzieć się więcej – nie bój się zapytać. Chętnie pomożemy radą i podzielimy się wiedzą. Od przeszło 20 lat projektujemy podróże, które są doceniane przez najbardziej wymagających klientów.